Equipamiento en telones para congresos

La organización de un Congreso o Exposiciones representa una oportunidad única para que cualquier afiliado, cliente, proveedor para afianzar sus productos o servicios. Son numerosas las actividades que se realizan y el equipamiento necesario. En Alcázar Textiles somos especialistas en el equipamiento de este tipo de eventos, donde destacamos por la instalación de telones.

Para la celebración de eventos de cualquier tipo (reuniones, ferias, congresos, cócteles, etc.) aconsejamos siempre se  requiera de una organización previa que asegure el éxito del evento. El coordinador requiere la consecución de unos pasos para una organización adecuada y que permita tener control sobre los detalles más importantes del evento. Las empresas pueden solicitar los servicios de las agencias organizadoras de eventos o designar a una personal de la propia empresa para que se encargue de esta tarea. Pero sobre todo se ha de planificar con tiempo, son muchos los detalles que se ponen en juego y uno de ellos son los telones, que adornan el escenario con elegancia y majestuosidad, dando corporativismo y solemnidad.

 

Pasos de planificación de un evento de esta naturaleza, e coordinador debe organizar una agenda de todas las tareas a realizar para planificar el evento corporativo una vez confirmada la fecha de celebración y el tipo de evento. De este modo puede adaptarse al tiempo disponible antes de la fecha límite. Hay que tener claros los objetivos del evento, en caso de congresos o convenciones suelen ser de tipo informativo o educativo, donde se precisan instalaciones adaptadas según la naturaleza de los mismos.

Hay que confirmar qué personas harán ponencias para poder contactar con ellas y hablar de su conveniencia de fechas para realizar el congreso, el material que necesitan, su estancia etc. También tendrá que realizar una lista de los invitados al evento. A partir de aquí, el coordinador puede proceder a la selección del lugar más adecuado para celebrar el evento, según el número de asistentes. Debe tratarse de un lugar que disponga de salas adecuadas y espacios para los descansos durante el congreso. Sobre todo asegurarse de que la acústica es la adecuada, ya que en determinados lugares hay que incorporar cortinas acústicas.

Cuando se confirma la fecha, el lugar y los invitados, puede realizarse la documentación necesaria: invitaciones para la convocatoria, publicidad del evento (folletos, carteles, anuncios en diferentes medios, etc.) y la documentación necesaria para las ponencias.

A partir de aquí, hay que preparar la sala de la convención para adecuarla a las ponencias con los medios audiovisuales necesarios, así como asientos adecuados para los invitados, catering para los descansos, personal de asistencia, etc. Con todos los datos planificados se realiza el presupuesto para eventos.

Durante la celebración del evento la organización de convenciones y congresos debe disponer una agenda o planificación de lo que será el desarrollo del evento: duración de las ponencias, horarios, temas a tratar, orden de las ponencias, horario y duración de los descansos, etc. Durante la celebración debe estar preparado el personal de asistencia, camareros, ponentes y el presentador de las ponencias.

Cuando acaba el evento, llega la evaluación, después de la celebración, se realizan actas con toda la documentación, se valora la organización y el resultado del congreso de modo que se pueda comprobar si se han conseguido los objetivos deseados que dieron lugar a la celebración, así como la satisfacción de los asistentes frente a las instalaciones y equipamiento, como butacas, decoración, etc…

 

Alcázar Textiles dentro de su sector, también ha atendido en numerosos eventos y congresos a empresas organizadoras, confeccionando telones, instalando butacas, escenarios, iluminación, todo un servicio integral para los profesionales de los congresos y exposiciones.

En nuestros montajes de cortinas y telones para congresos y eventos usamos sistemas estructurales indicados para instalar en teatros de pequeño formato un telón de formato pequeño o medio. Formando un suelo técnico para la sustentación y manipulación de la maquinaria y elementos escénicos. Consiguiendo una gran versatilidad de montaje y manejo, comodidad de uso y peso reducido. Este sistema nos permite una fácil redistribución y cambio de los tiros de cuerda que a su vez tiran de perfiles y el sistema de anclaje rápido de poleas es una muy buena solución para los cálculos estructurales de cargas, debido a la reducción de peso que con el mismo se obtiene si lo comparamos con otro tipos de perfiles, que normalmente se utilizan en este tipo de suelos técnicos (peines) para teatros.

Hacemos especial hincapié en que el usuario (maquinista de teatro) se ve favorecido por una gran facilidad y enorme rapidez en el cambio de poleas y en consecuencia en el traslado de tiros de un corte a otro, puesto que se ha eliminado toda la tornilleria que en un peine normal es habitual.

Las cortinas para escenarios se han centrado desde hace muchos años en dos grandes sectores, uno el de los grandes teatros y el otro el de los congresos y eventos así como colectividades menores y colegios o centros educativos que precisan de una infraestructura más acorde a su espacio y recursos económicos. Las cortinas opacas negras como telones de fondos son una de las partes de un escenario, junto con las llamadas patas que están situadas a cada lateral del escenario, proporcionan el efecto de visión infinita o vacío. El telón principal o cortina para escenario son mayormente nomenclaturas a pequeñas escalas. Pero cuando se trata de congresos, normalmente se instalan en la parte de detrás, y sin movimiento, son grandes cortinas fijas decorativas.